貸会議室を選ぶ際、または当日の準備をするためには、貸会議室にどのような設備や機材がそろっているかを確認する必要があります。例えば、マイク(ワイヤレス、有線、ピンマイク)やオーディオミキサーなどの音響機器、プロジェクター、スクリーン、録画・録音設備、ホワイトボードなどは、どのような会議やイベントでもチェックするべき項目です。プレゼンテーションが行われる場合は、司会台やステージ、ポインターなどもある方がよいと考えられます。レイアウトによっては、机や椅子の数、パーテーション、ラックなども確認が必要です。インターネット回線やテレビ会議システムが利用可能な会議室も多くあります。また、お茶や飲料、ケータリングサービスなども利用できると、準備の負担が軽くなります。さらに機密保持を必要とする場合は、入館管理や施錠の可否、防音なども重要なチェックポイントとなります。

貸会議室の場所と環境

貸会議室の広さや使いやすさ、設備の充実はもちろん重要なポイントですが、その場所や環境も考慮すべき点が多くあります。例えば、場所がわかりやすく、交通の便がよい方が参加者を募りやすくなります。車での来場者が多い場合は、駐車場の広さや近さも重要になります。最寄り駅やバス停からわかりにくい場合は、案内看板を立てたり、誘導の人員を確保するのが望ましくなります。また、イベントや会議の性質によっては、周囲の環境、雰囲気、騒音の有無などもチェックが必要です。都心などでは、眺望が良い方が喜ばれることもあるかもしれません。また、遠方からの参加者が多い、複数日に渡って開催される、など宿泊を伴う場合は、近隣に適切かつ十分な宿泊施設があるかも確認がしなければなりません。また、地図を案内に記載する際に、貸会議室で用意がある場合があるので、確認するとよいようです。

貸会議室のメリットについて。

最近よく耳にする貸会議室ですが、様々な目的で使うことができ大変便利です。一番の魅力は使いたい時に使いたい時間・日数だけ借りることができることではないでしょうか。また、利用目的に応じて、場所や施設の大きさ、付帯サービスの内容などを選ぶことができます。必要な設備や機材を借りることができ、会場設営などの準備や飲食物の提供、イベントの運営補助などの付帯サービスを提供している会社もあります。料金と目的のバランスを考えて利用することで、自分の会社のの施設を使うよりも経済的に安くなったり、効能が上がったりします。最近では、多くの会社が空間の有効活用をめざしており、会議室や研修ルームなどのあまり使っていないスペースを廃止するところも増えています。清掃や設備維持などの手間が省けますので、経費の削減にもつながります。